مستويات الحدّ الأدنى: كم مخزوناً يجب أن يحمل المقهى فعلاً؟

أغلب المقاهي تخفق في المخزون في أحد اتجاهين، وغالباً في الاثنين معاً خلال الأسبوع نفسه. يوم السبت ينفد حليب الشوفان عند الحادية عشرة صباحاً فتقضي بقية اليوم تعتذر. ويوم الثلاثاء تسكب أربعة لترات من الحليب كامل الدسم في المغسلة لأنك بالغت في الطلب بعد السبت. وليست المسألة انضباطاً، بل هي ما يحدث حين يتمّ الطلب من الذاكرة ومن قلقٍ خفيف بدل رقم، والرقم الذي يعالج ذلك هو مستوى الحدّ الأدنى للمخزون.

ما هو مستوى الحدّ الأدنى فعلاً

مستوى الحدّ الأدنى هو الكمية التي تريد وجودها من الصنف لحظة تقديم الطلب — ما يكفي لمواصلة البيع حتى وصول التوريد التالي، مع هامش صغير. وهو ليس حدّاً أقصى، وليس الكمية التي تطلبها. فأنت تطلب الفرق بين المستوى وما هو موجود على الرفّ.

وقيمته أنه يحوّل قراراً تقديرياً إلى عملية طرح. فمن يكون في الوردية يعدّ الموجود، ويطرحه من المستوى، ويطلب الفارق. وهذه مهمة يستطيع موظف جديد أداءها بشكل صحيح في أسبوعه الثاني، وهذا هو المقصود فعلاً: أن يكفّ الطلب عن كونه شيئاً لا يتقنه سواك.

اضبط المستوى من الاستهلاك لا من الحدس

الرقم الأول هو متوسّط استهلاكك اليومي من الصنف. لا ما تظنّ أنك تستهلكه، بل ما يقوله الصندوق إنك بعته مضروباً بكمية الصنف الداخلة في كل ما بعته. فإن كان الفلات وايت يستهلك كمية ثابتة من الحليب وبعت 180 منه الأسبوع الماضي، فاستهلاكك من الحليب ليس تخميناً بل حسبة تنجزها في دقيقة من تقرير المبيعات بحسب الصنف.

وهناك تعديلان مهمّان. الأول: استعمل فترة قريبة لا سنة كاملة، لأن مزيج المقهى ينزاح، والمستوى المضبوط على مبيعات المشروبات الباردة في الشتاء الماضي خاطئ في سبتمبر. والثاني: استعمل اليوم المزدحم لا اليوم المتوسّط لكل ما لا تستطيع توريده سريعاً. فالمتوسّط الذي يخلط اثنين هادئاً بسبت ثقيل يضبط مستوىً يخذلك في اليوم الذي يهمّ بالضبط.

وإن لم تكن كميات كل صنف مكتوبة لديك بعد، فهذه هي الخطوة التي تفتح ما بعدها، وهي العمل نفسه الوارد في تسعير الوصفات. أنجزها مرة لأفضل عشرين صنفاً وتكون قد غطّيت أغلب ما تشتريه.

مدة التوريد هي الرقم الذي ينساه الجميع

لا معنى لمستوى الحدّ الأدنى دون جدول التوريد المرتبط به. فما تحتاج تغطيته فعلاً هو الفجوة بين تقديم الطلب والقدرة على تقديم الطلب التالي — مدة توريد المورّد زائد دورة الطلب عندك. فمورّد ألبان يوصّل الاثنين والأربعاء والسبت يعني أنك تحتاج ما يكفي للانتقال من توريد إلى آخر، لا ما يكفي أسبوعاً.

والشكل العملي هو: المستوى = متوسّط الاستهلاك اليومي × (الأيام حتى وصول التوريد التالي) + مخزون الأمان. والنصف الثاني هو الجزء الذي يستحقّ التفكير لا النسخ.

ويستحقّ الصدق أيضاً تحديد أي مورّديك يلتزم فعلاً بجدوله المعلن. فنافذة توصيل تتأخّر يوماً مرتين في الشهر تعني مدة توريد حقيقية أطول بيوم ممّا تقوله الفاتورة، ويجب أن يعكس مستواك المورّد الذي لديك لا الذي وُعدت به. وإدارة الموردين وأيام التوريد هي موضع تلك المحادثة — لكن حتى تتغيّر، اضبط المستوى على الواقع.

مخزون الأمان: كم هامشاً، ولأي غرض

يغطّي مخزون الأمان أمرين: طلباً لم تتوقّعه، وتوريداً لم يصل. وحجم ما تحتفظ به يتوقّف على ما يحدث إن نفد الصنف وعلى سرعة تلفه.

والصفّ الأخير هو ما يستحقّ التصرّف. فالصنف الذي يجب حفظه طازجاً ولا يُباع بندُ هدرٍ متكرّر يتظاهر بأنه خيار في القائمة. وسجلّ الهدر سيدلّك على هذه الأصناف أسرع من حدسك — وسجلّ هدر يُستعمل فعلاً أسرع طريقة لإيجادها.

مستويات مختلفة لأسابيع مختلفة

مستوى واحد لكل صنف أفضل من لا شيء، لكن أسبوع المقهى ليس مستوياً. فإن كان الجمعة والسبت يشكّلان ثلثي استهلاكك من الحليب، فمستوى واحد مضبوط على متوسّط أسبوعي سيتركك ناقصاً في طلب الخميس وفائضاً في طلب الأحد. اضبط مستوى لأيام الأسبوع وآخر لنهايته لأسرع أصنافك حركة — وهو عمل إضافي بسيط على ثمانية أصناف ربما، وفيه معظم الفائدة.

وتحتاج المستويات كذلك إلى موعد مراجعة وإلا صارت خيالاً بهدوء. فمرة كل ربع سنة، وبعد أي شيء يغيّر الحركة — تعديل القائمة، أو منافس جديد يفتح قريباً، أو بدء الفصل الدراسي، أو رمضان، أو الصيف — استخرج أرقام الاستهلاك من جديد وأعد الضبط. فالحركة في الإمارات تتحرّك عبر السنة بما يكفي لأن يصف مستوىً مضبوط في فبراير مقهىً لم يعد موجوداً في يوليو.

كيف يبدو النجاح بعد شهر

ستعرف أن المستويات صحيحة حين تصحّ ثلاثة أمور: لا ترسل أحداً إلى السوبرماركت في منتصف الوردية، وهدرك من الأصناف الطازجة ينخفض دون أن يرتفع نفادك، ومن يقوم بالطلب ليس أنت. فإن انخفض الهدر وزاد النفاد، فالهامش رقيق أكثر من اللازم. وإن لم يتحرّك أيٌّ منهما، فالمستويات على الأرجح مضبوطة فوق ما كنت تحتفظ به أصلاً ولم يتغيّر شيء فعلاً.

والوصول إلى ذلك أرخص تحسين للهامش متاح لأغلب المقاهي، لأنه لا يكلّف سوى الانتباه. وما يستعيده يظهر في نسبة كلفة الطعام خلال شهرين.

أين يقع MidaOne من هذا

‏تحتاج مستويات المخزون رقمين لا ينبغي أن تعدّهما يدوياً: ما بعته وما استهلكه ذلك البيع. يتتبّع MidaOne المخزون لحظياً وأنت تبيع، فيكون رقم الرفّ الذي تطرحه من المستوى موجوداً أصلاً بدل إعادة تركيبه يوم الأحد. والمبيعات بحسب الصنف وبحسب اليوم تمنحك الاستهلاك الذي يُبنى عليه المستوى، والهدر بحسب الصنف يُظهر أي الهوامش سخيّ أكثر من اللازم، ويتيح لك السوق الداخلي الطلب من الموردين داخل النظام نفسه بدل ثلاث محادثات متفرّقة. أما جانب الجرد والعدّ فموضَّح في إدارة مخزون المقهى.

أسئلة شائعة

مستويات المخزون غير لامعة بما يكفي لأن كثيراً من المقاهي لا تضبطها أبداً، ولهذا بالضبط يفصل ضبطها بين مقهىً يُدار ومقهىً يُراقَب عن كثب فحسب. أمضِ ساعة مع تقرير المبيعات بحسب الصنف ومع جدول التوريد، واكتب رقماً بجانب أهمّ عشرين صنفاً لديك، وعلّق القائمة حيث يُقدَّم الطلب. سيبدو الأسبوع الأول عملاً إدارياً. وبحلول الثالث سيقوم بالطلب شخص آخر ويصيبه.