محاسبة بطاقات الهدايا في المقاهي: متى تُحتسَب البيعة؟

تبيع بطاقة هديّة بـ 200 درهم في ديسمبر. المال في الصندوق، واليوم يبدو جيّدًا، والبطاقة تبقى في محفظة أحدهم حتى مارس. وبعد ثلاثة أشهر يأتي صاحبها فيطلب فلات وايت وكرواسان، فتقدّم له طعامًا دفعت ثمنه مقابل مال قيّدته إيرادًا في السنة الماضية. وأكثر المقاهي تدير هذه العمليّة دون أن تحسم يومًا كيف ينبغي قيدها، والنتيجة ديسمبر يتجمّل ومارس يبدو أسوأ ممّا كان — ومعهما سؤال ضريبيّ لم يطرحه أحد بصوت مسموع. وليس في ذلك كلّه صعوبة. إنما يحتاج أن يُحسَم مرّةً، قبل طباعة البطاقات.

بيع القسيمة أخذ مال مقابل قهوة لم تصنعها بعد

الطريقة النافعة للتفكير في بطاقة الهديّة أنها وديعة لا بيعة. فقد أخذت نقدًا وأعطيت وعدًا بإزائه. وإلى أن يُستوفى ذلك الوعد تكون ممسكًا بمال غيرك مقابل بضاعة لا تزال تدين بها. وهي محاسبيًّا التزام في ميزانيّتك لا دخل في قائمة أرباحك، ولم يُكتسَب منها شيء بعد.

وليست تلك شكليّة. فهي تغيّر صورة شهرك. فمقهًى يبيع دفعةً جيّدةً من البطاقات قبل عطلة ويقيّدها كلّها إيرادًا يحصّل شهرًا قويًّا يتلوه شهر ضعيف، والضعيف يحمل أيضًا كلفة القهوة المقدَّمة مقابل تلك البطاقات. وكلّ من ينظر في الاتّجاه — أنت، أو محاسبك، أو مستثمر، أو مالك يسأل كم تبيع الوحدة — يقرأ تشويهًا صنعته أنت. وله أثر نقديّ كذلك: فالنقد وصل مبكّرًا، فالرصيد المصرفيّ أعلى فعلًا من الوضع التجاريّ، وتلك طريقة لطيفة لإفساد توقّع التدفّق النقديّ. فـتوقّع يعامل مال القسائم مكتسَبًا سيخبرك أنك تقدر على شيء لا تقدر عليه.

ماذا يفعل صندوقك بها على الأرجح

وهذا ما ينبغي التحقّق منه هذا الأسبوع، لأن الجواب عادةً ليس ما يتوقّعه صاحب المقهى. فأكثر الصناديق لا تعرف مفهوم بطاقة الهديّة أصلًا، فحين تُباع بطاقة يمرّرها الموظّفون صنفًا عاديًّا — غالبًا على أقرب منتج مصادفةً، أو على بند متنوّعات. ثم حين تُستعمَل البطاقة يمرّرون القهوة بيعةً مرّةً أخرى ويأخذون الثمن نقدًا أو خصمًا. والنتيجة أن الـ 200 درهم احتُسِبت إيرادًا مرّتين، وكلفة البضاعة مبخوسة مقابل الأولى، والتقارير التي تقرّر بناءً عليها خاطئة بقيمة كلّ بطاقة بعتها يومًا.

وحتى حين يتعامل الصندوق مع القسائم، يستحقّ الأمر أن تؤكّد أيّ الأمرين يفعل: أيقيّد بيع البطاقة مالًا مقبوضًا مقابل التزام، أم يقيّده إيرادًا. فهما متطابقان في اليوم نفسه وينتجان حسابات مختلفة تمامًا. فاطرح السؤال، ومرّر عمليّة اختباريّة، وانظر أين تحطّ في التقارير.

متى تقع واقعة الضريبة سؤال منفصل

والآن الجزء الذي سنتوقّف دونه عمدًا. فالموقف الدفتريّ أعلاه — نقد داخل، والتزام مقيَّد، وإيراد يُعترَف به عند الاستعمال — قياسيّ ومستقرّ. أمّا المعاملة الضريبيّة فأمر آخر، وهي ممّا يميّز فيه قانون الضريبة في الإمارات، كأكثر أنظمة ضريبة القيمة المضافة، بين أنواع القسائم. والتمييز يدور على ما إذا كان كلّ ما يلزم لتحديد الضريبة معلومًا لحظة إصدار القسيمة. فحيث يكون كذلك يمكن أن تقع الواقعة عند الإصدار؛ وحيث لا يكون تقع عند الاستعمال. وأيّ جانبي ذلك الخطّ تقع فيه بطاقة مقهًى بعينه يتوقّف على كيفيّة صياغة البطاقة بالضبط وعلى ما يمكن إنفاقها عليه.

ولن نخبرك أيّهما ينطبق على بطاقتك، وينبغي أن تحذر من يخبرك بثقة دون أن يقرأ بطاقتك. وما ينبغي فعله أن تعامله سؤالًا لمرّة واحدة بجواب مكتوب. خذ شروط قسيمتك الفعليّة إلى محاسبك واسأل: بحسب صياغة هذه البطاقة، متى تقع واقعة الضريبة، وماذا نقيّد عند الإصدار، وماذا نقيّد عند الاستعمال، وماذا يحلّ ببطاقة لا تُستعمَل أبدًا. واحصل عليه كتابةً، واحفظه مع تصميم القسيمة، وراجعه إن غيّرت الشروط. فهو حديث قصير ولا يحتاج أن يقع إلا مرّةً — تمامًا كما أن الأسئلة التي تستحقّ طرحها على محاسبك بشأن نقطة البيع خير أن تُطرَح في البداية من أن تُكتشَف عند موعد إقرار.

وتحذير عمليّ واحد ما دمت هناك: قد يتوقّف الجواب على أمر صغير كأن تكون البطاقة قابلةً للإنفاق على كلّ ما تبيعه أو على صنف مسمّى فقط، وعلى إمكان استعمالها في فرع بإمارة أخرى. فصمّم البطاقة واطرح السؤال في الأسبوع نفسه، لأن صياغة البطاقة بما يناسب المعاملة التي تريدها أيسر بكثير من إعادة توثيق برنامج بعد أن يصير مئتان منها في التداول.

الاستعمال والأرصدة الجزئيّة وما لا تزال تدين به

نادرًا ما تُنفَق البطاقة إلى آخر درهم، وهنا تضطرب البرامج. فأحدهم يملك بطاقةً بـ 200 درهم وينفق 43. وعمليّتك لا بدّ أن تجيب، قبل وقوع ذلك، عمّا يحلّ بالـ 157 الباقية — أيبقى الرصيد على البطاقة، أم تُصدَر بطاقة جديدة، أم يسقط؟ وأيًّا كان قرارك فلا بدّ أن يُكتَب على البطاقة، وأن يُطبَّق باتّساق، وأن يُتتبَّع، لأن ذلك الرصيد مال لا تزال تدين به.

ولاحظ أن الصفّ الأوّل وحده ينطوي على وصول مال، والصفّ الأوّل وحده هو ما سيتذكّره موظّفوك. وكلّ سطر آخر حدث دفتريّ بلا نقد مرافق، وهو بالضبط سبب تخطّيه. فإن كنت تبيع بطاقات بأيّ حجم فالرصيد القائم عليها جميعًا رقم ينبغي أن تقدر على إخراجه عند الطلب، تمامًا كما ينبغي لمقهًى يفوتر الشركات أن يعرف دائمًا كم تدين له حساباته المؤسّسيّة — إلا أن الدين هنا في الاتّجاه المعاكس.

البطاقات التي لا يستعملها أحد

نسبة من البطاقات لن تُستعمَل أبدًا. والإغراء أن تعامَل مالًا بلا مقابل، وهي اللحظة التي يصير فيها برنامج مرتّب فوضى. فلا تستطيع ببساطة أن تقرّر بعد ظهر يوم هادئ أن بطاقةً ماتت وتنقل المال إلى الإيراد. فمتى يجوز تحرير رصيد غير مستعمَل، وهل تفرض شروطك انتهاءً أصلًا، وهل يكون الانتهاء نافذًا من أساسه، وما الأثر الضريبيّ حين يقع — كلّها أسئلة أجوبتها تنتمي إلى المذكّرة المكتوبة نفسها مع واقعة الضريبة أعلاه.

وثمّة حجّة تجاريّة أيضًا ضدّ الاتّكاء على ذلك. فزبون يحضر ببطاقة ترفضها زبون خسرته وسيقول ذلك علنًا، على مبلغ لم يكن جوهريًّا قطّ. وأكثر المقاهي أفضل حالًا بقبول البطاقات القديمة واعتبار حسن النيّة تسويقًا رخيصًا، وهو تقريبًا ما تنتهي إليه الحجّة الأوسع مع بطاقات الهدايا وضدّها من الجانب التجاريّ.

السجلّ الواجب لكلّ قسيمة

أيًّا كان نظامك فكلّ بطاقة تحتاج سطرًا. لا مجموعًا مبهمًا، بل سطرًا — لأن السبيل الوحيد لإثبات ما تدين به أن تقدر على سرده.

• رقم فريد مطبوع على البطاقة ومقيَّد عند البيع. فبدونه لا تستطيع تتبّع رصيد ولا كشف بطاقة استُعمِلت مرّتين.
• تاريخ البيع وقيمته وطريقة الدفع، ليرتبط النقد باليوم.
• من اشتراها، حيث يتوفّر لديك — مفيد في طلب مؤسّسيّ، وهو سبب وجوب قيد البطاقات بالجملة وطلبات الهدايا المؤسّسيّة دفعةً واحدة لا واحدةً واحدة.
• كلّ استعمال: التاريخ والمبلغ والرصيد المتبقّي بعده.
• الرصيد القائم الحاليّ، رقمًا تستطيع جمعه على كلّ البطاقات السارية في نهاية أيّ شهر.
• الشروط التي بيعت البطاقة بموجبها، إن غيّرتها يومًا، لأن الشروط السارية وقت البيع هي الحاكمة لها.

وجدول بيانات كافٍ تمامًا لهذا على مقياس مقهًى، وهو أفضل بكثير من نظام تثق به نصف ثقة. والمهمّ أن يُطابَق مع النقد ويُراجَع شهريًّا لا أن يُكتَب ويُنسى. والعادة تنتمي مع بقيّة الروتين المحاسبيّ الشهريّ.

أين يقع MidaOne من هذا — وأين لا يقع

‏الجواب الصريح أوّلًا: MidaOne لا يصدر بطاقات هدايا ولا يتتبّعها، فإن كنت تدير برنامج بطاقات فتتبّع الأرصدة سيعيش خارج الصندوق والسجلّ أعلاه مسؤوليّتك أنت. ومن يخبرك بغير ذلك عن نظامنا فهو يخمّن. أمّا ما يعطيك إيّاه MidaOne فهو النصف الآخر — سجلّ نظيف لما بعته وقدّمته فعلًا، مع تطبيق ضريبة 5٪ على كلّ بيعة وإقرار جاهز للهيئة، وتقارير بالصنف واليوم وطريقة الدفع، فيكون الإيراد الذي تبلّغ عنه هو الإيراد الذي كسبته لا الإيراد زائدًا كومةً من الودائع. وولاء بطاقة الأختام مدمج، وهو يغطّي مهمّة تكرار الزيارة التي كان كثير من الملّاك يحاولون أداءها ببطاقات الهدايا أصلًا. ولأن المبيعات والمخزون والمحاسبة في سجلّ واحد، فإبقاء مال القسائم خارج أرقام إيرادك قرار تتّخذه مرّةً لا مطابقةً تعيدها كلّ شهر.

أسئلة شائعة

والمقاهي التي تقع في ورطة مع القسائم ليست التي باعت كثيرًا منها. إنما هي التي باعتها سنتين دون أن تدوّن يومًا ما القسيمة، وما يفعله الصندوق بها، ومن قرّر. وساعة مع محاسبك وجدول فيه سطر لكلّ بطاقة يحسمان ذلك كلّه، وهو أمتع بكثير قبل رمضان أو زحمة ديسمبر منه في فبراير الهادئ حين يسأل أحدهم أخيرًا كم يدين المقهى من قهوة قُبِض ثمنها سلفًا.